我們在給客戶做公關活動策劃之前，一般會對客戶的企業形象，企業的現狀進行分析了解，并進行診斷，然后再明確公關活動的可行性和操作性。最終再出項目整體方案，那我們在和客戶溝通項目時應該是什么樣的操作流程呢？
       經常會有很多客戶跑上來就說我要做一場公關活動，基本上很多活動信息并沒有給到我們，所以在辦公關活動前期請一定要清楚這幾個問題。舉辦公關活動的目的是什么？推廣品牌知名度還是產品的推介會？什么時候舉辦這場活動？要在一天中的那個時間段舉辦活動？上午的10點以后還是下午的2點以后？參與的對象是誰？客戶還是媒體記者？想在什么類型的場地舉辦？高端大氣上檔次還是低調奢侈內涵？活動的大概預算是多少？
 

一、了解活動基本信息
       當以上信息全部落實之后，需要客戶把這些信息給到我們，然后我們根據這些信息去做相對應的策劃方案，我們拿到手的活動基本信息越充足，那么制作出來的方案就會越貼近客戶的需求。
 
二、場地推薦指數
       根據客戶的活動類型再去尋找場地，例如一般發布會都會選擇在五星級酒店舉辦，那我們就推薦五星級酒店，會議廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數、燈下高度都需要知道的一清二楚，我們在找場地的同時一般都會多準備幾家，甚至用推薦指數來標明哪家五星級酒店的服務最高，最匹配此次活動。
 
三、確認活動主題
       活動主題是針對活動內容本身的高度概括，它對整體活動的本身起到一個很重要的引導作用，能讓參與的嘉賓，也就是參會對象對這次活動理解的程度，如果連參會對象都不知道你的活動主題想表達什么？那說明這次活動的舉辦肯定是失敗的，所以一個好的活動主題對公關活動的成敗至關重要，好的活動主題能易于傳播，讓活動效果最大化。
       要確認活動的主題首先得提煉公關活動的賣點是什么？然后根據活動的目標和參會對象進行優化，總之活動主題一定要突出本次活動的特色。
 
四、借助媒體傳播
       隨著互聯網的快速發展，會議經濟也占據了一席之地，各種類型的活動都希望借助傳媒、新媒以及網紅、KOL等名人資源來宣傳活動，有時候從舉辦活動本身來說線上帶來的效果往往比線下還要好，因為現在智能手機在國內已經普及，很多用戶都是網上獲取信息和查閱喜歡看的內容。那么就有了現在的數字化活動，一場公關活動肯定是需要借助媒體來傳播的，首先得確認邀請哪些媒體、名人到現場參加，哪些媒體只需要線上發通稿即可。然后是否需要現場直播互動以及網紅直播。目前這些玩法在很多活動中都能看到。甚至活動預算充足的話可以投放一些微信大號。關于媒體傳播這塊的詳細解讀可以點擊鏈接查看。
 
五、活動創意點
       創意是公關活動整體的紐帶，是讓品牌和消費者能形成相互了解的一個橋梁，對于一個品牌來說，一場公關活動如何沒有好的創意點，那么也就沒有新聞話題和亮點；小編把公關活動的創意點大致可以分為3種；
       1、策略創意：一般大型公司都會有自己的全年公關策略計劃，公關活動只是其中的一小塊，在想公關活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的的公關策略來進行，然后再進行整體性的創意思路。
       2、形式創意：形式創意包括“發布會、項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等”等等。
       3、執行創意：執行創意是比較關鍵的一步，包括針對活動現場的空間展示、舞美設計以及平面設計、活動環節亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現，例如最近比較流行的AR、VR技術就可以融入到活動現場中去。讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌，活動現場的亮點有深刻的影響，并形成口碑上的傳播。
        活動創意其實最后拼的是活動執行力和細節。很多活動公司做創意提案是想象很完美，現場執行卻大相徑庭。“創意很豐滿、執行很骨干”。效果圖，創意提案，都很漂亮，能不能兌現再說。行業所需，任何一個道具，展示細節都要很有質感和精美，現場客戶往往在細的地方，挑剔你，你就很被動。活動創意環節如何執行不當，后果可想而知。
 
六、活動流程策劃
       當所有的公關活動需要的物料全部設計并制作成功，接下來在活動前期就要完成現場的搭建工作以及展示區的布置，以及活動開始前的彩排和檢查工作，當一切工作就緒之后，活動將正式開始，一般公關活動流程分為以下幾點；
       1、嘉賓簽到入場
       2、主持人開場白
       3、領導發言致辭
       4、產品的發布及演講
       5、啟動儀式
       6、嘉賓合影
       7、晚宴以及表演節目
 
七、活動預算統計
       舉辦一場成功的公關活動，首先要知道活動的預算以及總體的預算投入費用，一般來說，活動預算要么由主辦方提前告訴活動公司，活動公司根據主辦方的預算來進行活動的策劃和可執行性，還有一種情況就是主辦方給不出預估的活動預算，需要活動公司自行報價。
       不管主辦方是否有給出實際的預算，我們都需要給出一份詳細的活動報價清單；里面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等。而且預算清單一定要一目了解，關于一場像樣的公關活動到底該如何做預算，全澤廣告家之前就寫過。
 
八、活動應急預案
       應急預案一般只會在大型的公關活動當中出現，參會人數達到1000人以上，百人規模的活動基本沒出現事故，反之千人以上的活動經常會出現，例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動現場打架事件等等，從活動公司專業角度來說，無論活動規模的大小都需要出一份應急預算并且有完整的執行下去。
       1、活動預警：在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預報情況，根據實際的情況，對室外的活動進行適當的調整或延期，如果是內場活動，可以在活動前一天給到會的嘉賓發天氣情況的訊息。
       2、場地消防：與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導人流出口。
       3、醫療預案：在活動現場準備醫療箱，準備一些常規的藥品和創可貼以及紗布等等。
       做活動就要防患于未然，作為活動的負責人一定要想到一切可能發生的點，不能等到發生了才后悔莫及，因為做活動不是拍電影，沒有補救的余地，所以多看多做多想就對了。

推薦閱讀：大型會務活動的重點把控需要三優